Современные подходы к управлению закупками в отеле
Роль закупочной стратегии в операционных расходах гостиницы
Закупочная деятельность составляет до 50% всех операционных издержек отеля, особенно в сегментах luxury и full-service. При этом грамотно выстроенное управление закупками в отеле позволяет не только оптимизировать расходы, но и повысить общую маржинальность бизнеса. В условиях высокой конкуренции и растущих цен на продукты и ресурсы, задача снижения затрат без ущерба для качества становится ключевой. Согласно отчету Hospitality Financial and Technology Professionals (HFTP), отели, использующие централизованные системы закупок, экономят до 18% бюджета на снабжение.
Централизованная модель против децентрализованной
Существует два основных подхода к организации закупок: централизованная и децентрализованная модели. В централизованной системе один отдел или управляющая компания отвечает за все закупки. Это позволяет добиваться лучших условий у поставщиков за счёт объёмов и стандартизации. Децентрализованный подход, напротив, предполагает, что каждое подразделение или объект делает заказы самостоятельно, что может быть гибче, но менее эффективно по затратам.
Централизованная модель:
- Позволяет применять единые стандарты качества
- Обеспечивает прозрачность и контроль бюджета
- Снижает риски дублирования заказов
Децентрализованная модель:
- Гибкость в выборе локальных поставщиков
- Быстрая адаптация к изменениям спроса
- Меньше бюрократии на местах
Выбор подхода зависит от размера гостиничной сети, географии объектов и уровня автоматизации.
Технологическая трансформация и цифровизация закупок
Оптимизация закупок в отеле невозможна без внедрения специализированных IT-решений. Современные системы управления (PMS, ERP) позволяют автоматизировать ключевые процессы: от формирования заявок до контроля поставок и анализа закупочной активности. Использование искусственного интеллекта и машинного обучения в прогнозировании спроса помогает избежать избыточных закупок и минимизировать складские запасы.
Согласно данным Statista, к 2027 году рынок цифровых решений в сфере отельного управления достигнет $4,3 млрд, что свидетельствует о высоком спросе на автоматизацию. Это открывает новые горизонты для экономии на закупках в гостинице без потери сервиса.
Анализ затрат и стратегическое планирование
Экономия в закупочной деятельности начинается с глубокого анализа текущих расходов. Это включает в себя аудит поставщиков, оценку ценовых колебаний, изучение сезонности и прогнозирование потребностей. Применение принципов стратегического закупочного планирования позволяет формировать долгосрочные контракты с поставщиками, получать скидки за объем и избегать спонтанных закупок по невыгодным ценам.
Эффективные закупки в гостиничном бизнесе строятся на следующих принципах:
- Конкурентный тендеринг с прозрачными критериями оценки
- Регулярная переоценка потребностей и ассортимента
- Сотрудничество с поставщиками по модели win-win
Прогнозы развития и влияние на гостиничную индустрию
В ближайшие годы управление закупками в отеле будет всё больше ориентироваться на устойчивость и экологичность. Гостиничные сети начинают учитывать не только цену и качество, но и углеродный след поставщиков, происхождение продукции и условия производства. Это способствует формированию новой культуры закупок, в которой экономическая эффективность сочетается с социальной ответственностью.
По оценкам McKinsey, оптимизация закупок в отеле может дать до 10% прироста EBITDA без привлечения дополнительных инвестиций. Это ключевой фактор конкурентоспособности в индустрии, особенно в постпандемийную эпоху, когда каждое решение должно быть обосновано с точки зрения возврата инвестиций.
Как снизить затраты на закупки в отеле без потери качества
Экономия на закупках в гостинице не должна означать снижение уровня сервиса. Для этого необходимо пересмотреть не только поставщиков, но и внутренние процедуры. Например, внедрение кросс-функциональных команд, состоящих из представителей кухни, службы размещения и склада, помогает учитывать реальные потребности и избегать избыточных закупок. Также эффективными инструментами являются:
- Использование динамического ценообразования и анализа исторических данных
- Переход на локальные или сезонные продукты без ущерба для качества
- Стандартизация ассортимента и сокращение SKU
Эти меры позволяют сохранять баланс между качеством сервиса и финансовой устойчивостью.
Заключение
Оптимизация закупок в отеле — это не разовая кампания, а системный процесс, требующий технологической поддержки, стратегического мышления и вовлечения всех подразделений. Успешные отели рассматривают закупки не как расходную статью, а как инструмент повышения конкурентоспособности. В условиях растущей себестоимости и давления на прибыльность, эффективные закупки в гостиничном бизнесе становятся одним из главных источников устойчивого роста.
